¿Acostumbrado a presenciar como los hoteles escanean tu DNI o el de cualquier cliente? Que sepas que está totalmente prohibido según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y basado en el Real Decreto 933/2021, que advierte de que escanear tu Documento Nacional de Identidad o incluso el pasaporte, excede de los datos necesarios para llevar a cabo el correspondiente ‘check – in’ al acceder al hotel.
Confirmado por la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) el pasado 17 de junio a través de un comunicado oficial, los hoteles tienen terminantemente prohibido llevar a cabo ese escáner de nuestros documentos personales. En caso de no cumplir las directrices, el hotel se enfrenta a una sanción económica importante.
9.000 euros de multa por escanear el DNI de un cliente
Uno de los casos más sonados en relación a este aspecto se produjo este mismo año en el norte de España. Concretamente, la propia AEPD fue la encargada de llevar el caso y posteriormente, comunicar la sanción económica por no cumplir con la normativa. En este caso, una cadena de hoteles bastante conocida y que cuenta con cuatro estrellas, fue sancionada con una multa de 5.400 euros por escanear el DNI del cliente durante el proceso de registro en el hotel.
Tras analizar el caso y tras la posterior denuncia por parte del afectado, se procedió a hacer efectiva la sanción y la posterior multa, cuantificada en un primer momento en 9.000 euros. Si bien, al aceptar la sanción y hacerla efectiva a pronto pago, la cantidad fue reducida un 40%, teniendo que abonar la cantidad mencionada previamente de 5.400€.
Todo se produjo durante el momento del check-in. Tras pedirle la pertinente documentación, el responsable del hotel le pidió su documento personal para proceder a escanearlo, petición que rechazó el cliente. Eso obligó al trabajador a copiar todos los datos a mano. Sin embargo, la cosa no quedó ahí y el afectado decidió notificarlo para conocer de primera mano si es lícito pedir el DNI para fotocopiarlo. Una vez procesado el caso, la propia AEPD comunicó la siguiente resolución: “La parte reclamante manifiesta que la parte reclamada, al realizar el correspondiente registro de viajeros en sus instalaciones, le solicitó el DNI para su escaneo”, aseguró el escrito de sanción.
El motivo de por qué no debemos fotocopiar el DNI de los clientes
Es evidente que cuando vamos a proceder al check in, es necesario tener los datos del cliente ya que la recogida de esos datos es esencial. Sin embargo, al escanear el DNI recogemos datos que no son necesarios y que, en este caso, si vulneran la privacidad del cliente. Sobre todo, el RGPD confirma que datos como el rostro del viajero, el número de expedición o los nombres de los progenitores es una información que no se considera relevante para la estancia de los clientes.
Proceso para notificar la irregularidad
Si somos afectados por esa petición del hotel o somos, simplemente testigos, tenemos que informar de la disconformidad al propio hotel o establecimiento. Si una vez notificado, los propios responsables hacen caso omiso, tendremos que ponernos en contacto con la AEPD. Esta apoyará de inmediato la causa y comenzará un proceso de investigación para conocer de primera mano lo sucedido. En caso de que el cliente lleve la razón como en el caso anterior, la Agencia Española de Protección de Datos comunicará al establecimiento la correspondiente sanción económica. En definitiva, debemos ser conscientes de que es obligatorio dar nuestros datos personales al personal encargado del hotel, pero en ningún momento debemos ceder a que fotocopien íntegramente nuestro DNI. En caso de hacerlo, que sepan que se enfrentan a una importante sanción.